структура регистрационного номера документа определяется

Глава 2. Структура регистрационного номера документа

Глава 2. Структура регистрационного номера документа

4. Регистрационный номер документа имеет следующую структуру:

5. Код группы документа определяется в соответствии с Классификатором групп документов, являющимся Приложением N 1 к настоящему Положению.

6. В целях присвоения регистрационного номера документы подразделяются на следующие группы:

1) распорядительные документы;

2) служебные документы;

3) исходящие документы;

7. К группе «распорядительные документы» относятся: правовые акты мэра города Иркутска, вице-мэра, заместителей мэра города Иркутска, руководителей структурных подразделений администрации города Иркутска, а также иные документы (служебные записки, поручения), обеспечивающие решение задач, возложенных на мэра города Иркутска, вице-мэра, администрацию города Иркутска и ее структурные подразделения.

8. К группе «служебные документы» относятся: документы, поступающие в администрацию города Иркутска, ее структурные подразделения из органов государственной власти, государственных органов, органов местного самоуправления, муниципальных органов, должностных лиц указанных органов, организаций, структурных подразделений администрации города Иркутска, документы, связанные с рассмотрением дел в судах (судебные извещения и вызовы, судебные приказы, решения, определения, постановления судов, исполнительные листы, и иные документы, непосредственно связанные с рассмотрением дел в судах или с исполнительным производством), адвокатские запросы, запросы нотариусов, редакций средств массовой информации, а также не связанные с рассмотрением обращений граждан, организаций запросы Общественной палаты Российской Федерации, Общественной палаты Иркутской области, парламентские запросы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Иркутской области, запросы Законодательного Собрания Иркутской области об истребовании информации, запросы, обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатские запросы, депутатские обращения депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, обращения Председателя Думы города Иркутска, обращения, депутатские запросы депутатов Думы города Иркутска.

9. К группе «исходящие документы» относятся: запросы, письма и ответы, направляемые как в сторонние организации (органы государственной власти, органы местного самоуправления, иные органы и организации), а также физическим лицам, так и в структурные подразделения администрации города Иркутска.

11. К группе «договоры» относятся: муниципальные контракты, договоры, соглашения.

12. Код вида документа определяется в соответствии с Классификатором видов документов, являющимся Приложением N 2 к настоящему Положению.

13. Номер повтора указывается в случае если документ поступил в течение одного календарного года от одного и того же корреспондента (заявителя) по одному и тому же вопросу по истечении установленного срока для ответа на первичный документ.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:

№ 26-р – в распоряжениях;

№ 26-лс – в приказах по личному составу;

№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?

Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.

Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.

Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?

Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).

Читайте также:  пробить номер телефона как записан

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:

Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.

Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.

1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?

2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?

В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.

Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.

Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта.

Источник

Структура регистрационного номера документа определяется

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

Требования к оформлению документов

System of standards on information, librarianship and publishing. Organizational and administrative documentation. Requirements for presentation of records

____________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ Р 7.0.97-2016 с ГОСТ Р 6.30-2003 см. по ссылке.
— Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________

Дата введения 2018-07-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

6 ИЗДАНИЕ (февраль 2019 г.) с Изменением N 1, утвержденным в мае 2018 г. (ИУС 7-2018)*

* Настоящее издание заменяет все предыдущие издания данного стандарта.

1 Область применения

Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования

3 Общие требования к созданию документов

3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3 Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.

4 Реквизиты документа

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8.

5 Оформление реквизитов документов

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Источник

Глава 4. Оформление реквизитов документов

Глава 4. Оформление реквизитов документов

ГОСТом Р 6.30-2003 установлены единые правила оформления служебных документов, выполнение которых обеспечивает юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение, организацию быстрого поиска документов.

4.2. Для Администрации города устанавливается следующий состав реквизитов:

изображение герба города (01);

наименование органа местного самоуправления, муниципальной должности (02);

код организации (03);

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (04);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (05);

код формы документа (06);

наименование органа Администрации города (07);

справочные данные об органе Администрации города (08);

регистрационный номер документа (11);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (12);

место составления (принятия) документа (13);

гриф утверждения (15);

указание по исполнению документа (16);

наименование (заголовок) документа (17);

отметка о контроле документа (18);

текст документа (19);

отметка о наличии приложений (20);

подпись должностного лица (21);

гриф согласования (22);

отметка о заверении копии (25);

отметка об исполнителе (26);

отметка об исполнении документа (27);

отметка о поступлении документа (28);

идентификатор электронной копии документа (29);

отметка о конфиденциальности (30).

4.3. Правила оформления реквизитов:

4.3.1. Изображение герба города (реквизит 01) помещается на бланках документов в соответствии с Решением Нижнетагильской городской Думы от 27.06.2006 N 112 «О положении о гербе города Нижний Тагил» и пункта 3.6. настоящей Инструкции.

4.3.2. Наименование органа местного самоуправления города (реквизит 02) (Администрация города Нижний Тагил), муниципальной должности (Глава города Нижний Тагил), помещаемое на бланках документов, должно полностью соответствовать наименованию, установленному Уставом города.

4.3.3. Код организации (реквизит 03) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код организации служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

ОКПО проставляется в бланках документов в составе справочных данных.

4.3.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 04) проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридических лиц.

Читайте также:  седьмое небо кинотеатр номер телефона

ОГРН проставляется в бланках документов в составе справочных данных.

4.3.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом по ОКПО и ОГРН.

4.3.6. Код формы документа (реквизит 06) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.

Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД (например: акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, список, извещение).

На бланках писем, инструкций, заявлений код формы не проставляется.

4.3.7. Наименование органа Администрации города (реквизит 07), помещаемое на бланках, должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Орган Администрации города должен иметь полное и может иметь сокращенное наименование.

Сокращенное наименование приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) на бланке помещают ниже полного или за ним, например:

Если документ подготавливается совместно двумя и более органами Администрации города, то наименования организаций печатается на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования органов одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

4.3.8. Справочные данные (реквизит 08) указываются на бланках (шаблонах) служебных писем и включают в себя: почтовый адрес (указывается в следующем порядке: наименование улицы, номер дома, наименование населенного пункта, почтовый индекс), номер телефона, номер факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес органа Администрации города.

4.3.9. Виды документов (реквизит 9) устанавливаются Уставом города, положениями об органах Администрации города, иными муниципальными правовыми актами и должны соответствовать ОКУД. Например, распорядительными документами Администрации города, в соответствии с Уставом города, являются постановления, распоряжения и приказы.

Вид документа не указывается в служебных письмах.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим, утверждающим или визирующим документ.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Способ написания даты зависит от характера документа: в документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, например: 26 апреля 2015 года.

4.3.11. Регистрационный номер документа (реквизит 11) состоит из его порядкового номера, который может дополняться буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц.

Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Регистрационный номер документа, изданного двумя и более авторами (органами), состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов в заголовочной части документа

4.3.12. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 12) включает в себя исходящий номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка на исходящий номер используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют исходящему номеру и дате поступившего документа адресанта.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

4.3.13. Место составления (принятия) документа (реквизит 13) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Данный реквизит указывается при составлении протокола выездного совещания, выездного заседания консультативно-совещательного органа.

Место составления (например, название населенного пункта) указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В письме место издания помещается в реквизите «Справочные данные об организации».

4.3.14. В качестве адресата (реквизит 14) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Документы адресуют в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

Реквизит «Адресат» размещается в правом верхнем углу первой страницы документа, начинается с прописной буквы. Строки реквизита выравниваются по левой границе, отведенной для данного реквизита, установленной на расстоянии 80 мм от правой границы текстового поля документа. При написании реквизита «Адресат» не используются курсив и выделение текста полужирным шрифтом.

При направлении документов в организацию, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

При направлении документа руководителю наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации входит в наименование должности адресата; наименование должности и фамилия указываются в дательном падеже и отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, например:

При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом, при направлении документа гражданину его инициалы ставятся после фамилии.

При направлении документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно, например:

Документ не должен иметь больше трех адресатов. Слово «копия» перед вторым и третьим адресом не указывается. Каждый из трех экземпляров должен быть подписан. При направлении документа более чем в три адреса составляется указатель рассылки, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

К экземпляру документа, остающегося в Администрации города, прилагается указатель рассылки.

При направлении служебного письма в организацию указываются ее наименование через одинарный межстрочный интервал, затем почтовый адрес, который отделяется от наименования организации одним дополнительным межстрочным интервалом, например:

При направлении служебного письма гражданину указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес через одинарный межстрочный интервал, например:

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» и указанной в пункте 4.3.8 настоящей Инструкции.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, государственные органы Свердловской области, постоянным корреспондентам.

4.3.15. Гриф утверждения документа (реквизит 15) печатается в правом верхнем углу проекта документа от границы верхнего поля через одинарный межстрочный интервал с применением флагового расположения строк. Строки грифа выравниваются по левой границе, отведенной для данного реквизита, установленной на расстоянии 80 мм от правой границы текстового поля.

При утверждении проекта документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (прописными буквами без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (оформляется цифровым способом), например:

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении проекта документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Перечень документов, подлежащих утверждению, изложен в Приложении N 6 к настоящей Инструкции.

4.3.16. Указание по исполнению документа (реквизит 16), может оформляться непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на отдельном листе бумаги и в электронном виде в СЭД.

Указание по исполнению (резолюция) включает: инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, срок его исполнения, подпись руководителя и дату подписания указания (оформляется цифровым способом). Срок исполнения поручения указывается в форме даты, инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией, например:

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, или в которых срок указан в тексте самого документа, в резолюции указывается только исполнитель, порядок подготовки вопроса, подпись автора резолюции, дата.

В случаях, когда указание по исполнению дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным.

Указание по исполнению документа может быть оформлено на специальном бланке поручения руководителя формата А6 в соответствии с пунктом 7.11. настоящей Инструкции. В этом случае на резолюции ставится номер и дата документа, к которому относится указание.

4.3.17. Наименование (заголовок) документа (реквизит 17) отражает его краткое содержание. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например:

Заголовок к тексту документа составляется автором проекта документа. Заголовок проекта документа оформляется под реквизитами бланка, печатается через одинарный межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

В проектах правовых актов наименование правового акта оформляется полужирным шрифтом Times New Roman размером 14 через одинарный межстрочный интервал, печатается по ширине страницы над содержательной частью правового акта центрованным способом.

К документам, оформленным на бланках форматов А5, А6 с текстом не более семи строк (телеграммы, извещения) заголовок не составляется.

4.3.18. Отметка о контроле документа (реквизит 18) обозначает, что документ поставлен на контроль.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией руководителя организации.

Срок проставляется в форме даты завершения исполнения.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах, а также проставлением знака в установленном месте в карточке при подготовке документа с использованием системы электронного документооборота.

В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

Текст документа составляют на русском языке.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на государственном (русском) или английском языке.

Читайте также:  как узнать модель телефона виво в настройках

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы изданные нормативные правовые акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать унифицированные формы с трафаретным текстом. Возможно использование базы данных «текстовых шаблонов».

Тексты документов, регулирующих деятельность в Администрации города (положение, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см от левой границы текстового поля.

В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире и иных символов, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта, печатают с абзацного отступа, после символа сноски ее текст печатается с прописной буквы, в конце текста ставится точка.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом.

При изложении текста могут быть использованы таблицы, например:

Боковик (графа для заголовков)

К таблицам, имеющим книжную ориентацию, применяются те же параметры страницы, что и к тексту документа.

Слово «Таблица» печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово «Таблица» с порядковым номером (без знака «N»). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово «Таблица» не указывают.

В многостраничных таблицах на первой странице обязательно проставляется нумерация граф, которая переносится на последующие страницы, а если таблица содержит большое число граф, то целесообразно переносить наименование граф на каждую последующую страницу.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.

Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.

Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф допускается в исключительных случаях.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы после запятой. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.

Цифровые и словесные показатели в таблице набирают на уровне первой строки боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

В распорядительных документах органов Администрации города, должностных лиц используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (постановляю, приказываю).

В распорядительных документах коллегиальных органов (постановлениях, решениях) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).

В протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений) постоянно действующих консультативных и совещательных органов используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Особенности подготовки и оформления текстов распорядительных и организационных документов, справочно-информационной и справочно-аналитической документации изложены в главах 5, 6, 7 настоящей Инструкции.

4.3.20. Отметка о наличии приложений (реквизит 20) используется при оформлении сопроводительных служебных писем, внутренних документов.

Отметка о наличии приложений оформляется под текстом от левой границы текстового поля, печатается с одинарным межстрочным интервалом и отделяется от текста одним дополнительным межстрочным интервалом. Если приложение названо в тексте документа, в отметке о наличии приложений указывается только количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается наименование приложения, количество листов и количество экземпляров приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Если к документу прилагается документ, также имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается соответствующая информация и общее количество листов в приложении без количества экземпляров, например:

Если приложение сброшюровано, то в отметке о наличии приложений количество листов не указывается. Если название брошюры указано в тексте документа, то в отметке о наличии приложений указывается только количество экземпляров приложения, например:

Если в тексте документа нет ссылки на сброшюрованное приложение, то отметка о наличии приложения оформляется с указанием его наименования, например:

Если приложение рассылают не во все указанные в документе адреса, то в отметке о наличии приложений дополнительно указывается, в какой адрес оно направляется, например:

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о наличии приложения дополняется информацией о грифе документа, например:

Порядок оформления наличия приложений к распорядительным документам изложен в пункте 5.12 настоящей Инструкции.

4.3.21. Подпись должностного лица (реквизит 21) включает полное наименование должности, личную подпись (в документах, которые оформляются только в электронном виде, личная подпись не проставляется), инициалы и фамилию лица, подписывающего документ. Наименование должности указывается от левой границы текстового поля без абзацного отступа, инициалы и фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем. Если наименование должности состоит из нескольких строк, то печатается через один межстрочный интервал, например:

При указании воинского (специального звания) или классного чина адресата необходимо указать классный чин должностного лица, подписавшего документ, например:

Во внутренних документах (докладные записки, заявления и т.п.) классные чины не указываются.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.

На бланке поручения руководителя наименование должности в подписи должностного лица не указывается, например:

или указывается сокращенное наименование должности, например:

При подготовке писем на бланках Главы города расшифровка должности оформляется следующим образом:

Право подписи документов, выполненных на гербовых бланках, имеют:

Если руководитель, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывается заместителем этого руководителя, имеющим право подписывать документы за руководителя, или иным должностным лицом, имеющим право подписи на основании соответствующего правового акта, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись должностного лица оформляется следующим образом (здесь и далее в примерах наименования организаций и их справочные данные являются условными):

В период временного отсутствия Главы города подпись оформляется следующим образом:

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:

В документах комиссий указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей, например:

На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи: председателя этого органа и секретаря. Так же подписывается протокол заседания коллегиального органа, например:

4.3.22. Гриф согласования (реквизит 22).

При необходимости согласования проекта документа с другими органами местного самоуправления, государственными органами или иными организациями оформляется гриф согласования. Согласование проекта может осуществляться в случаях, предусмотренных действующим законодательством, с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор), а также организациями, интересы которых затрагивает содержание проекта документа.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО» (прописными буквами без кавычек и двоеточия), а также наименование должности лица, с которым согласовывается проект документа (включая наименование органа, организации), его личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования или наименование вида документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер, например:

Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись должностного лица» ближе к нижнему полю документа в левой его части с применением флагового расположения строк с выравниванием по левому краю текстового поля документа и печатается через одинарный межстрочный интервал. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается прописными буквами без кавычек, дата согласования оформляется цифровым способом.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов, организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На проекте документа в месте, предусмотренном для расположения грифа согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Источник

Юр.ответ
Adblock
detector